5月は定時株主総会が多い月 ひとり株式会社であればみなし総会の検討を!

5月は定時株主総会が多い月 ひとり株式会社であればみなし総会の検討を!

東京都江戸川区葛西駅前 ひとり会社設立や小さい会社の企業法務・相続専門 司法書士・行政書士の桐ケ谷淳一(@kirigayajun)です。

はじめに

3月決算の会社だと、5月(一部の会社は6月)に定時株主総会を行う必要があります。

どんな会社の規模であっても株主総会は毎年開催しなければなりません。

そこで、中小零細企業(特にひとり株式会社)が定時株主総会を行うに当たり、手続きを簡略化できないかを検討します。

5月は定時株主総会が多い月 ひとり株式会社であればみなし総会の検討を!

株主総会の開催方法は?

このブログでも何度も紹介していますが、重要なところなので、再度確認します。

原則は、取締役会決議(非取締役会設置会社)で株主総会の開催を決定します。

そして、会社法もしくは定款の規定に基づき株主に対して招集通知を出します。

そして、定時株主総会を開催する運びとなります。

株主総会を開催したら、議事録を作成し、会社の本店に備え置く必要があります。

議事録を作成し保管しないと、会社法上の過料に処せられます。

なので、定時株主総会は毎年開催し、議事録を保管するということを経営者の方は忘れないようにしてください。

なお、招集手続については株主全員の同意があれば、省略することができます。

株主が数名いるが身内だけであれば、争いが生じるおそれがなければ、招集手続を省略してもいいです。

招集通知の方法ですが、原則書面で行うことが必要ですが、非公開会社の場合は、メールなどでも大丈夫です。

定時株主総会を開催しなくてもいい方法がある?

本来であれば、株主出席のもと定時株主総会を行う必要があります。

しかし、株主が1名とか家族だけの場合、わざわざ総会を開催する形式をとる必要がないように感じます。

そこで提案したいのが、会社法第319条、320条のみなし総会です。

決議事項につき、取締役が提案し、株主全員の同意(ひとりでも反対者がいるとできませんが)があれば、総会を実際に開催せずに承認・報告されたものとみなす制度です。

特にひとり株式会社であれば、提案書・同意書を1枚にして保管しておけば、コンプライアンス上問題ありません。

議事録も会社法施行規則に基づいて作成しなければならず、保管する必要もあります。

なので、この方法を使うのが個人的には手っ取り早い気がします。

マイナンバーや商業登記の電子署名も活用

令和3年2月15日、商業登記法が改正されました。

いわゆる印鑑届書の任意化の規定です。

ひとり会社であれば、マイナンバーカードの登録をしていれば、議事録は電子署名をして保管すればいいかと思われます。

ただし、登記申請を完全オンラインでするときは、登記申請書面に電子署名する必要があるので注意が必要です。

まとめ

経営者の皆様は、ひとり株式会社であっても定時株主総会は開催しないといけないことは押さえてください。

承認された計算書類をもとに税務署に申告する必要があるので…

今回は
『5月は定時株主総会が多い月 ひとり株式会社であればみなし総会の検討を!』
に関する内容でした。

参考動画

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参考書籍

会社議事録・契約書・登記添付書面のデジタル作成実務Q&A-電子署名・クラウドサインの活用法

土井万二/尾方宏行 日本加除出版 2021年04月08日頃
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この記事を書いた人

司法書士・行政書士 桐ケ谷 淳一

鉄道(乗り鉄・撮り鉄両方)と麻婆豆腐・担々麺をこよなく愛する司法書士・行政書士です。
ひとり会社設立、副業・複業、小さな会社の企業法務の分野を得意としています。
1977年1月 東京生まれ東京育ち
2000年 日本大学法学部法律学科卒業
2004年 司法書士試験合格
2005年 行政書士試験合格
2007年 東京都江戸川区葛西駅前にて司法書士事務所・行政書士事務所を開業
2017年 平成27・28年施行改正会社法・商業登記規則、役員変更登記の注意点(株式会社レガシィから)のCD・DVDを出しました。

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