株主総会議事録や取締役会議事録は作成して保管しておきましょう![小さな会社の企業法務]

株主総会議事録や取締役会議事録は作成して保管しておきましょう!

ひとり会社設立や小さい会社の企業法務・相続専門 司法書士・行政書士の桐ケ谷淳一(@kirigayajun)です。

はじめに

株主総会や取締役会を開催したら必ず議事録を作成し保管シなければなりません。

しかし、意外と中小零細企業はそれをシていないところがほとんど。

議事録を保管しておかないと何か不都合はあるのか、今回紹介します。

総会を開催したら必ず議事録を作成し保管を!

なぜ議事録を残しておく必要があるのか?

そもそも、総会を開いていないのは論外ですが、総会を開催しておいて、議事録を保管していないと、なんの決議をしたか分からなくなるからです。

とくに登記事項に関する決議をしたときに、議事録が添付書面となり、保管していないと、本当に決議したのか分からなくなるからです。

一番の問題は、株主から突っ込まれる場合。

証拠としての議事録を閲覧状態にシておかないと、株主から追及されるリスクも出てきます。

あと、議事録を作成して保管しておかないと、過料の対象となります。

いずれにしても株主総会なり取締役会をかいさいしたら議事録を作成することが重要になります。

議事録の作成方法はどうすればいいか?

株主総会なり、取締役会なり、議事録を作成しなければならないことはおわかりいただけたと思います。

議事録を作成する際は、会社法及び会社法施行規則の規定に基づいて行われます。、

各議案につき、可決・否決の旨など、中小零細企業で後で閲覧対象となったときに耐えうるだけの内容を記載することが求められます。

特に株主総会議事録については少数株主にも閲覧請求されることがありうるため、ある程度詳細に記載すべきでしょう。

なお、議事録に押印する印鑑についてですが、株主総会では定款の規定に基づき押印するパターンが多いです。

議事録作成者だけが押印するパターンもあれば、議長・出席取締役が押印することもあります。

取締役会議事録は議長及び出席取締役・監査役が押印することになります。

押印で注意すべきことは、登記で議事録を添付する際、代表取締役を選定する際の議事録に押印するときです。

ケースによっては出席役員全員個人実印を押印し、印鑑証明書を添付しなければならないこともありますので、注意してください。

あと、証拠として、全員実印を押印し印鑑証明書を添付した上で会社に保管することもコーポレート・ガバナンスの観点で考えてもいいでしょう。

詳しくはこちらのブログも御覧ください。

株主総会議事録の作成や押印で注意しなければならないことは?

まとめ

株主総会なり取締役会を開催したら、必ず議事録を作成することを失念シないようにシてください。

後々会社経営条大事なこととなるので…

今回は
『株主総会議事録や取締役会議事録は作成して保管しておきましょう![小さな会社の企業法務]』
に関する内容でした。

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小さい会社であっても株主総会は開催義務があります!株主総会の開催の方法は?[小さな会社の企業法務]

参考書籍

株主総会・取締役会・監査役会の議事録作成ガイドブック〔第2版補訂版〕

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この記事を書いた人

司法書士・行政書士 桐ケ谷 淳一

司法書士・行政書士 桐ケ谷 淳一

鉄道(乗り鉄・撮り鉄両方)と麻婆豆腐・担々麺をこよなく愛する司法書士・行政書士です。
ひとり会社設立、副業・複業、小さな会社の企業法務の分野を得意としています。
1977年1月 東京生まれ東京育ち
2000年 日本大学法学部法律学科卒業
2004年 司法書士試験合格
2005年 行政書士試験合格
2007年 東京都江戸川区葛西駅前にて司法書士事務所・行政書士事務所を開業
2017年 平成27・28年施行改正会社法・商業登記規則、役員変更登記の注意点(株式会社レガシィから)のCD・DVDを出しました。

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