商業登記申請書類 押印義務が廃止になっても証拠のために押印は書かせません 司法書士が解説します

登記申請書類どの書類に何の印鑑を押すのかのまとめ

ひとり会社設立や小さい会社の企業法務・相続専門 司法書士・行政書士の桐ケ谷淳一(@kirigayajun)です。

はじめに

最近、電子署名が話題となり、印鑑が必要なくなるとの噂もあります。

しかし、印鑑が実務で急になくなるとは思えません。

ただ、令和3年2月15日から、法令上、押印又は印鑑証明書の添付を要する旨の規定がない書面については、押印の有無について、審査を要しないことになりました。

なので、一部の書類を除き、会社実印等を押印していなくても書面として提出できてしまいます。

そこで、小さな会社の企業法務向けにどの書類にどの印鑑を押印するのかを登記申請書類を中心にまとめました。

どの書類に何の印鑑を押すのかのまとめ

会社実印を押印するものは?

以下の登記申請書類が会社実印を押印します。

  • 払込があったことを証する書面
  • 各種契約書
  • 代表取締役が辞任する場合の辞任届(法務局に会社実印を届出ている者が辞任する場合)
  • 代表取締役が署名押印するもの

代表取締役が署名押印するものとして、「株主リスト」や「払込があったことを証する書面」などがあります。

「はじめ」にでも触れましたが、一部書面を除き、登記申請の際には、会社実印を押印しなくても登記申請は受理されるものがあります。

上記の例ですと、「払込があったことを証する書面」(募集株式、新株予約権など)、各種契約書が該当します。

会社実印と個人印を押印するもの

  • 取締役会議事録
  • 株主総会議事録
  • 取締役互選書

こちらについては、代表取締役を選ぶ場合には注意が必要です。

会社実印を押印できない場合、出席取締役全員の個人実印押印と印鑑証明書が必要になります。

代表取締役が再任され、会社実印を押印できる場合は、残りの出席取締役や監査役は認印でかまいません。

こちらについては、役員変更に際しては、押印義務がありますので、印鑑省略はできません。

ただし、役員変更以外の登記申請で、押印を要する旨の規定がなければ、議事録も押印しないで登記申請は受理されることもあります。

個人実印を押印するもの

  • 取締役の就任承諾書(非取締役会設置会社)
  • 代表取締役の就任承諾書(取締役会設置会社)

先程、代表取締役の辞任登記で会社実印を押印すると記載しましたが、会社実印を押印できないときは、個人実印を押印します。

個人実印を押印したときは、印鑑証明書も合わせて添付する必要があります。

認印を押印するもの

  • 取締役の就任承諾書(取締役会設置会社)
  • 監査役の就任承諾書
  • 辞任届(代表取締役の辞任の場合を除く)

こちらについては、実印押印の義務がないため、万が一押印を忘れてしまっても、登記申請そのものは受理されてしまいます。

ただ、証拠として押印がないのはまずいので、実務では署名押印等をして、会社に保管するようにしています。

まとめ

かなりざっくり登記に必要な書類につき、どの印鑑を押印するかを書きました。

ややこしい書類もありますので、分からなければ、ぜひ司法書士にご相談ください。

今回は
『登記申請書類どの書類に何の印鑑を押すのかのまとめ[小さな会社の企業法務]』
に関する内容でした。

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この記事を書いた人

司法書士・行政書士 桐ケ谷 淳一

鉄道(乗り鉄・撮り鉄両方)と麻婆豆腐・担々麺をこよなく愛する司法書士・行政書士です。
ひとり会社設立、副業・複業、小さな会社の企業法務の分野を得意としています。
1977年1月 東京生まれ東京育ち
2000年 日本大学法学部法律学科卒業
2004年 司法書士試験合格
2005年 行政書士試験合格
2007年 東京都江戸川区葛西駅前にて司法書士事務所・行政書士事務所を開業
2017年 平成27・28年施行改正会社法・商業登記規則、役員変更登記の注意点(株式会社レガシィから)のCD・DVDを出しました。

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