商業登記 ひとり会社のハンコレス化は浸透する?

東京都江戸川区葛西駅前 ひとり会社設立や小さい会社の企業法務・相続専門 資格試験アドバイザー 司法書士・行政書士の桐ケ谷淳一(@kirigayajun)です。

はじめに

商業登記で書類が印鑑が不要な場合があることを聞きました。
ひとり会社であってもハンコレス化のことは意識したほうがいいのでしょうか?

ある経営者の方からのご質問です。

今回は、以前もブログで書いた「中小零細企業のハンコレス化」のことをさらに深く掘り下げていきます。

ハンコレス化ひとり会社でも浸透する?

商業登記のハンコレス化について

令和3年2月15日に商業登記法が改正になりました。

内容は、会社設立時に提出していた印鑑届書が任意となりました。

つまり、オンライン申請で添付書面もすべてオンラインで行う場合は会社代表者が法務省で定められた電子署名で行えば良くなりました。

ただし、そうはいっても、いきなり電子署名にするのはハードルが高い。

ということで、従来どおり、書面申請(申請はオンライン・添付書面は紙で行う場合も含む)の場合は、印鑑届書の提出が必要です。

なので、会社の選択肢としては、印鑑届書を提出して、従来どおりの扱いで行うか、印鑑届書を提出しないの2つのパターンが存在することになります。
現状では、ひとり会社の多くは、印鑑届書の提出をしている会社が多いです。

未だ印鑑証明書を求めてくるところも多く、電子署名では対応しきれないことも多いからだと推察します。

印鑑届書を提出していない場合 商業登記の申請のとき、オンライン申請が必須に?

実務の場合は、登記申請書をオンラインで申請し、添付書面は郵送で送付していました。

添付書面に際しては、書面に付き印鑑を要求されている場合を除き、法務局では審査の対象外となります。

ただし、申請書もしくは委任状には会社実印(法務局に届けている印鑑)で押印する必要があります。

印鑑を届けていない会社の場合は、書面もすべてオンライン申請で提出する必要があります。

具体的には、添付書面をPDF化して、電子署名することになります。

この電子署名は法務省で認められているものでする必要があるので、注意です。

ただ、マイナンバーカードは法務省でも電子署名に適合していると認められているものなので、各書面にマイナンバーカードのデータを用い電子署名すればいいことになります。

今後ひとり会社でハンコレス化は進むか?

私見では、ひとり会社の場合、今後はハンコレス化に進みそうな気がしています。

ひとり会社の場合は、自分で会社も含め契約することになります。

となると、電子化がすすめやすいのかと。

経営者がマイナンバーカードさえ持っていれば、実は会社実印の代わりにも利用できるので、意外と導入しやすいかと思います。

どうしても取締役が複数いる場合は、クラウドの準備とかが必要で、これにはまだコストがかかるのが現状です。

ひとり会社の場合は、別にクラウドの導入は不要なので、コストはそこまでかからないのではないかと推察します。

商業登記電子証明書を導入してもいいです。

この場合は有効期限があり、その期間の費用が必要となるので、少しコストがかかります。

とはいっても、今後はおそらく必要経費となる可能性があり、ひとり会社の場合でも導入することは想定されます。

さらに、相手取引先が電子契約をすることも想定され、電子署名できる会社の方が信頼されやすくなるということも考えられます。

いずれにしても、役員等が複数いる中小零細企業より、ひとり会社のほうがハンコレス化しやすい環境にあると思っています。

あとは、カードリーダーを購入するコストさえ考慮すればいいでしょう。

難点なのは、マイナンバーカードを会社の実印としても使っている場合、証明しづらいところがあります。

もし、会社の印鑑を証明する必要がある場合は、商業登記証明書もあわせて検討する必要があります。

 

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まとめ

ひとり会社の場合のハンコレス化については、個人的には浸透する可能性が高いと思っています。

今回は、個人的主観も含めて、ひとり会社のハンコレス化について書きました。

この分野については、まだ私も研究段階ですので、分かり次第また紹介していきます。

今回は
『商業登記 ひとり会社のハンコレス化は浸透する?』
に関する内容でした。

あわせて読みたい

ひとり会社の企業法務に関するブログはこちらから

参考書籍

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この記事を書いた人

司法書士・行政書士 桐ケ谷 淳一

鉄道(乗り鉄・撮り鉄両方)と麻婆豆腐・担々麺をこよなく愛する司法書士・行政書士です。
ひとり会社設立、副業・複業、小さな会社の企業法務の分野を得意としています。
1977年1月 東京生まれ東京育ち
2000年 日本大学法学部法律学科卒業
2004年 司法書士試験合格
2005年 行政書士試験合格
2007年 東京都江戸川区葛西駅前にて司法書士事務所・行政書士事務所を開業
2017年 平成27・28年施行改正会社法・商業登記規則、役員変更登記の注意点(株式会社レガシィから)のCD・DVDを出しました。

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