株式会社の役員変更登記(就任)に必要な書類とは?[小さな会社の企業法務]

株式会社の役員変更登記(就任)に必要な書類とは?

ひとり会社設立や小さい会社の企業法務・相続専門 司法書士・行政書士の桐ケ谷淳一(@kirigayajun)です。

はじめに

意外と役員変更登記はややこしい側面があると個人的には思っています。

今回は新たに非取締役会非公開会社の役員変更登記で必要となる書類について紹介します。

少しややこしいことも書いて行く予定です。

株式会社の役員変更登記(就任)に必要な書類とは?

選任した日と就任する日が異なる場合、どうすればいいか?

本来非取締役会の非公開会社の場合、選任した日と就任する日は同じことが多いです。

しかし、公開会社の子会社などは、年度の最初に就任させたい意向があり、選任日と就任日が異なることがあります。

その場合、どのように処理すればいいのか。

私見では、選任議案で、非選任者については○月○日をもって就任する旨の決議をして、それを議事録に反映させるほうがいいでしょう。

そして、取締役の就任承諾書にも○月○日をもって就任承諾しましたという振り合いで記載しておくことをおすすめします。

問題は、代表取締役を予め決めておく場合。

非取締役会設置会社で定款で代表取締役を取締役の互選にする場合、まだ就任していない取締役を予め互選で選ぶことはできないと思われます。

また、まだ就任日がきていない取締役と互選し、代表取締役を決めることもできないと解釈されています。

そうなると会社に不都合が生じる場合、代表取締役を株主総会で選定することも考えられます。

株主総会で条件付き決議をしておけば、とりわけ問題ないと思慮します。

(取締役会設置会社の場合の株主総会選任が一定要件で認められることの類推適用)

登記に必要な添付書類は?

新たに選任される取締役については、株主総会議事録が必要になります。

さらに、総会で決議した場合は、株主リストが必要になりますので、自分の会社の株主が誰でどれだけ株式を持っているかは把握してください。

あと、新任取締役については就任承諾書、就任承諾書には住所・氏名を署名(もしくは記名押印)し実印押印した上で、印鑑証明書を添付します。

代表取締役については、定款の規定に基づき取締役の互選で行なった場合は、互選書と定款が必要になります。

互選書は、出席取締役全員の実印と印鑑証明書が必要ですが、代表取締役が出席し、法務局に提出してある印鑑を押印している場合は、他の取締役は認印で大丈夫です。

さらに代表取締役に選任された場合は、就任承諾書が必要になります。

株主総会で代表取締役を選定した場合は、株主総会議事録と株主リストが必要です。

非取締役会設置会社の代表取締役の就任承諾書については、株主総会で代表取締役を選定した場合は不要と解されていますが、私は就任の意思を明確にするため用意しています。

まとめ

今回は非取締役会設置会社の取締役・代表取締役の選任等の手続、登記に必要な書類を紹介しました。

参考になれば幸いです。

今回は
『株式会社の役員変更登記(就任)に必要な書類とは?[小さな会社の企業法務]』
に関する内容でした。

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参考書籍

中小企業の戦略的会社法務と登記

今川 嘉文 中央経済社 2016年09月27日
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この記事を書いた人

司法書士・行政書士 桐ケ谷 淳一

司法書士・行政書士 桐ケ谷 淳一

鉄道(乗り鉄・撮り鉄両方)と麻婆豆腐・担々麺をこよなく愛する司法書士・行政書士です。
ひとり会社設立、副業・複業、小さな会社の企業法務の分野を得意としています。
1977年1月 東京生まれ東京育ち
2000年 日本大学法学部法律学科卒業
2004年 司法書士試験合格
2005年 行政書士試験合格
2007年 東京都江戸川区葛西駅前にて司法書士事務所・行政書士事務所を開業
2017年 平成27・28年施行改正会社法・商業登記規則、役員変更登記の注意点(株式会社レガシィから)のCD・DVDを出しました。

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