会社設立の書類や議事録や株主名簿などの法務書類はファイリングして保管しましょう![小さな会社の企業法務]

会社設立の書類や議事録や株主名簿などの法務書類はファイリングして保管しましょう!

東京都江戸川区葛西駅前 ひとり会社設立や小さい会社の企業法務・相続専門 司法書士・行政書士の桐ケ谷淳一(@kirigayajun)です。

はじめに

会社設立登記やその後の開業届等の書類をあなたはどのように管理していますか・

意外と登記完了後の書類とかをそのまま似してしまいがち。

そこで、私から、会社設立時からの法務書類の管理方法についてお話します。

会社設立の書類や今後の法務書類はファイリングして保管しましょう!

会社設立に関する書類はすべてファイリングにして保管

会社設立登記や開業届等は、その後の会社経営の際に残しておかないといけません。

また、会社設立に際して経費として利用できる領収証や、会社設立後に国税庁から送られてくる法人等番号、事務所を賃貸した場合の賃貸借契約書など、会社設立時の書類はファイルしておくといいでしょう。

後日確定申告などで利用するとき便利ですよ!

登記の添付書面もファイリングして保管しましょう!

取締役の就任承諾書や印鑑証明書のコピーなど、証拠書類となるものもファイリングして保管しましょう。

株主総会議事録は、会社法で保管義務が生じるので、議事録を作成したら、議事録作成者を記名し、会社実印で押印して保管しましょう。

株主総会議事録の押印義務は法定化されていませんが、定款で規定されていることがほとんどなので、定款の規定にしたがって保管してください。

これらの書類は、手続きをした際の証拠書類となるので、厳重に保管してください。

株主総会議事録とともに、株主名簿も会社法で保管義務があります。

定時株主総会招集前に一度整備し、株主の住所が変わっていないかなども確認してください。

本来株主名簿記載事項に変更があった場合は、株主から変更届を出すのですが、ひとり会社や小さな会社の場合は、ある程度状況を知っているので、株主に確認してから、株主名簿の記載を変更してもいいでしょう。

いずれにしても、株主総会議事録や株主名簿はファイリングして、法務書類としてきちんと保管してください。

私が会社設立時の依頼者にしてあげることは?

私は、会社設立登記の依頼を受けて、登記が完了したら、設立登記の書類をファイルとともにお渡ししています。

ファイルにはまだ書類が入る部分があるので、そこに開業時の書類なり、議事録を入れるようにアドバイスしております。

意外と書類はなくしがちで、会社の経営で大事な定款を意外と紛失する経営者もいるので、ファイルにいれて置くのが一番安全で確実です。

まとめ

会社設立後に書類がかなり出てきますが、紙ベースの書類はファイルにして残しておくことをおすすめします。

今回は
『会社設立の書類や議事録や株主名簿などの法務書類はファイリングして保管しましょう![小さな会社の企業法務]』
に関する内容でした。

あわせて読みたい

書類の管理とともに大事なのは取締役の任期の管理。私が考える取締役などの任期管理の方法はこちらも御覧ください。

参考書籍

この記事を書いた人

司法書士・行政書士 桐ケ谷 淳一

司法書士・行政書士 桐ケ谷 淳一

鉄道(乗り鉄・撮り鉄両方)と麻婆豆腐・担々麺をこよなく愛する司法書士・行政書士です。
ひとり会社設立、副業・複業、小さな会社の企業法務の分野を得意としています。
1977年1月 東京生まれ東京育ち
2000年 日本大学法学部法律学科卒業
2004年 司法書士試験合格
2005年 行政書士試験合格
2007年 東京都江戸川区葛西駅前にて司法書士事務所・行政書士事務所を開業
2017年 平成27・28年施行改正会社法・商業登記規則、役員変更登記の注意点(株式会社レガシィから)のCD・DVDを出しました。

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