中小零細企業でも電子化を推進する必要があります!江戸川区の司法書士・行政書士が解説

東京都江戸川区 ひとり会社設立や小さい会社の企業法務・相続専門 資格試験アドバイザー 司法書士・行政書士の桐ケ谷淳一(@kirigayajun)です。

はじめに

テレワークの浸透や働き方改革で、コスト削減を図っている企業が増えています。

中小零細企業でもその波は確実に来ると思われます。

これからの時代、否応なくどの規模の会社であろうと電子化に対応する必要は出てきます。

自分の雑感を含めて紹介します。

会社設立時にマイナンバーカードがあれば完全オンラインで手続ができる!

会社設立に際しては、定款認証のために公証役場、会社設立登記で法務局、開業届で税務署、あとは社会保険庁やハローワークなど、様々なところに行く必要があります。

結構会社設立は扱う官公署が異なるため、各種手続きのために様々な場所にいく必要がありました。

しかし、現在では、マイナンバーカードを用いることで、法人設立関連手続をオンラインですることができるようになりました。

マイナンバーカードは必須になってしまうので、そこが欠点ではあります。

会社の印鑑届の義務も廃止されたため、マイナンバーカードさえあれば、会社設立その他の手続きも簡単にできます。

ただ、会社設立登記を「法人設立ワンストップサービス」を利用した場合、その後の商業登記の手続(役員変更登記など)は、マイナンバーカードを利用して手続をする必要があることに注意です。

また、会社専用の電子印鑑(商業登記電子証明書)もあるので、マイナンバーカードだと区別したい場合は利用してください。

有効期間によって手数料が異なりますが、3ヶ月から27ヶ月までの間証明期間(電子証明書の有効性を確認することができる期間)を選択することができます。

3ヶ月で1,300円なので、だいぶ安くはなっているので、利用価値は増えているように感じます。

中小企業のデジタル化の問題 議事録の電子署名

最近は大企業では電子化になっており、電子署名した議事録を作成することもあります。

とはいっても、中小零細企業では電子署名を導入するのに躊躇しているとこが多いのも事実。

もし相手が電子署名の場合であっても自分のところは従来どおりの紙ベースで押印することも可能です。

その場合は電子署名したものと紙ベースで押印したものの2つを残しておく必要があります。

おそらく、今後は、企業を選ぶ際に電子署名対応しているのかもひとつの選択肢としてあるかもしれません。

そこで中小零細企業でも電子署名の導入も視野に入れていくべきです。

クラウド型の電子署名を導入すれば一番いいです。

ただ、注意することは、安いところを選ぶのは危険です。

できれば、登記申請に対応でき、しかも閲覧権限の機能のあるクラウド型サービスを導入することをオススメします。

高くなるかもしれませんが、企業のランニングコストの側面からも検討してみてください。

まとめ

会社設立から完全オンラインでできるようになった以上、これからの時代は、紙よりデータに移行することになるでしょう。

ひとり会社の場合はマイナンバーカードで対応は可能ですが、マイナンバーカードと別にしたい場合は、商業登記電子証明書も検討してください。

あわせて、中小零細企業でもクラウド型の電子署名のサービスも導入することを検討してください。

今回は
『副業の法人化 法人化するときの注意点とは?社会保険と事業目的に注意!江戸川区の司法書士・行政書士が解説します』
に関する内容でした。

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司法書士・行政書士 桐ケ谷 淳一

鉄道(乗り鉄・撮り鉄両方)と麻婆豆腐・担々麺をこよなく愛する司法書士・行政書士です。
ひとり会社設立、副業・複業、小さな会社の企業法務の分野を得意としています。
1977年1月 東京生まれ東京育ち
2000年 日本大学法学部法律学科卒業
2004年 司法書士試験合格
2005年 行政書士試験合格
2007年 東京都江戸川区葛西駅前にて司法書士事務所・行政書士事務所を開業
2017年 平成27・28年施行改正会社法・商業登記規則、役員変更登記の注意点(株式会社レガシィから)のCD・DVDを出しました。

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