役員変更 任期到来した場合の手続きの方法は?

役員変更 任期到来した場合の手続きの方法は?

ひとり会社設立や小さい会社の企業法務・相続専門 司法書士・行政書士の桐ケ谷淳一(@kirigayajun)です。

はじめに

会社設立してちょうど10年。

定款に定めた取締役の任期満了の時期が到来した。

任期満了のときには役員変更登記をしなければならないことを聞いた。

どうやって手続きをする必要があるのだろう…

今回は任期満了による役員変更登記のことを書きます。

今回は非取締役会設置会社で取締役のみ選任する場合を想定します。

役員変更 任期到来した場合の手続きの方法は?

定時株主総会で役員改選決議を行う

役員の任期は定款で、以下のように規定されています。

取締役の任期は、選任後○年以内に終了する事業年度のうち最終のものに関する定時株主総会の終結のときまでとする

例えば、会社設立が平成22年4月1日で、定款で任期が10年と規定されている場合、任期満了は令和2年3月末の事業年度終了のものに関する定時株主総会終結のときとなります。

この場合、定時株主総会は事業年度終了後3ヶ月以内に行うのが通例なので、令和2年6月30日となります。

ただし、中小零細企業の場合、税務署に申告するのが事業年度終了後2ヶ月以内となっているため、多くは5月に定時株主総会を開催します。

なので、5月に行われる定時株主総会で役員改選の決議を行います。

任期満了を証する書面とは?

役員の退任を証するため、退任を証する書面が原則必要となります。

ただし、「定時株主総会議事録に、定款の規定により取締役全員が任期満了により退任する旨」が記載されている場合は、定款などの退任を証する書面は不要です。

また、本定時総会で退任し、再任する予定のない取締役については、別途辞任届などの書面も不要です。

就任承諾を証する書面は?

選任を証する株主総会議事録と株主リストは登記の添付書面として用意します。

就任承諾については、新たに選ばれた方だけでなく、再任された方も原則必要です。

就任承諾書に押印する印鑑は、新任の方は実印(印鑑証明書付)、再任の方は認印です。

就任承諾書には、自分の住所を記載することを忘れないようにしてください。

代表取締役を選ぶ場合は?

取締役が複数いる場合は、代表取締役も再任決議が必要です。

代表取締役の選定方法については、定款で規定されているので、その方法に基づき行います。

代表取締役を取締役の互選で定める場合には、互選書の他に定款が添付書面となりますので注意してください。

まとめ

役員変更に関する登記申請の方法をざっくり書きました。

今回のコロナ騒動で登記事項証明書を取得する方が多く、また役員改選時にもあたる中小零細企業もあるでしょう。

ぜひ、役員変更登記は遅れずに申請してください。

今回は
『役員変更 任期到来した場合の手続きの方法は?』
に関する内容でした。

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株主総会議事録の捺印についてはこちらから

株主総会議事録の作成や押印で注意しなければならないことは? | 司法書士行政書士きりがやブログ(きりログ)

参考書籍

改訂増補版 ケース別 株式会社・有限会社の役員変更登記の手続
永渕 圭一 日本法令 2019年01月11日
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この記事を書いた人

司法書士・行政書士 桐ケ谷 淳一

司法書士・行政書士 桐ケ谷 淳一

鉄道(乗り鉄・撮り鉄両方)と麻婆豆腐・担々麺をこよなく愛する司法書士・行政書士です。
ひとり会社設立、副業・複業、小さな会社の企業法務の分野を得意としています。
1977年1月 東京生まれ東京育ち
2000年 日本大学法学部法律学科卒業
2004年 司法書士試験合格
2005年 行政書士試験合格
2007年 東京都江戸川区葛西駅前にて司法書士事務所・行政書士事務所を開業
2017年 平成27・28年施行改正会社法・商業登記規則、役員変更登記の注意点(株式会社レガシィから)のCD・DVDを出しました。

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