定時株主総会の招集通知はいつまでにしなければならないのか?株主が少ない中小零細企業の場合[小さな会社の企業法務]

定時株主総会の招集通知はいつまでしなければならないのか?

東京都江戸川区葛西駅前 ひとり会社設立や小さい会社の企業法務・相続専門 司法書士・行政書士の桐ケ谷淳一(@kirigayajun)です。

はじめに

定時株主総会はどんな規模の会社であっても必ずしなければならないことはこのブログでも指摘しています。

では、株主総会を開催するにあたりどのような手続をすればいいのか。

会社設立当初の株主がひとりの場合と数名いるが身内の場合等に分けて考えます。

なお、今回も取締役会を置かない会社を想定して書きます。

定時株主総会の招集通知はいつまでにしなければならないのか?

招集通知は定時株主総会開催にあたり必要か?

株主総会を開催するに当たり、株主にどのように知らせるか。(招集手続)

会社法には招集手続に関する規定が設けられています。

会社法299条第1項で非公開会社で取締役会を置かない会社の場合は、定時株主総会の1週間前までに招集通知を発送すればよく、定款で1週間を下回る期間を定めることができます。

書面投票、電子投票制度を採用していると招集通知の期間は2週間おく必要がありますが、中小零細企業で書面投票、電子投票制度を採用することは実務上殆どありません。

なので、身内だけの会社やひとり会社の場合は定款で招集通知の期間を「3日」にすることもあります。

招集通知は原則書面で行いますが、取締役会を置かない会社であれば、招集通知を書面でする必要はありません。

なので、メールなり電話でも対応可能です。

ただし、重要な定時株主総会を開催する場合は、後日の紛争予防の観点から書面で行うことをおすすめします。

さらに、株主全員の同意があれば、書面投票・電子投票制度を採用していなければ招集手続を要することなく開催することが可能です。

ひとり株式会社の場合の株主総会の招集手続はどうすればいいか?

ひとり会社の場合、当然株主が1名なので招集手続を要することなく定時株主総会を開催することができます。

ただし、株主1名で会議体というのも私は違和感をおぼえるので、会社法第319条のみなし総会で行うことをおすすめします。

取締役兼株主が議案を提案し、株主が同意すれば株主総会を開催したことになり、そちらのほうが実体にあっています。

なお、先程書いた書面投票と319条のみなし総会は意味が異なりますので注意してください。

あくまでも319条の総会は株主全員の同意が必要であり、書面投票で議決権を行使刷るわけではありません。

株主が2名以上の場合の株主総会の招集手続はどうすればいいか?

定時株主総会開催にあたり、何か争いごとが起きていれば、招集手続に則り定時株主総会を開催すべきです。

特に事業承継なり合併なり重要な総会であれば招集手続はきちんと行うべきです。

それに対して定時株主総会開催に当たり計算書類の承認だけとかであれば、株主全員の同意で招集手続を省略して開催してもいいでしょう。

会議体が難しいのであれば会社法第319条のみなし総会の導入も検討すべきです。

まとめ

定時株主総会の開催は必須。
それにともなう招集手続も株主の人数に応じて対応してください。

第319条のみなし総会も株主が1名もしくは株主全員が同意する場合は考慮してください。

今回は
『定時株主総会の招集通知はいつまでにしなければならないのか?株主が少ない中小零細企業の場合[小さな会社の企業法務]』
に関する内容でした。

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参考書籍

この記事を書いた人

司法書士・行政書士 桐ケ谷 淳一

司法書士・行政書士 桐ケ谷 淳一

鉄道(乗り鉄・撮り鉄両方)と麻婆豆腐・担々麺をこよなく愛する司法書士・行政書士です。
ひとり会社設立、副業・複業、小さな会社の企業法務の分野を得意としています。
1977年1月 東京生まれ東京育ち
2000年 日本大学法学部法律学科卒業
2004年 司法書士試験合格
2005年 行政書士試験合格
2007年 東京都江戸川区葛西駅前にて司法書士事務所・行政書士事務所を開業
2017年 平成27・28年施行改正会社法・商業登記規則、役員変更登記の注意点(株式会社レガシィから)のCD・DVDを出しました。

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