司法書士・行政書士 桐ケ谷 淳一 東京都江戸川区葛西駅前
会社設立などの企業法務・相続専門
司法書士・行政書士の桐ケ谷淳一です。
目次
はじめに
取締役等の任期が満了しているにもかからわず、役員変更登記をしていない株式会社がかなりあります。
任期満了に気づいていないのか、そもそも総会を開催していないのか、いろいろ問題があります。
よく「選任懈怠」「登記懈怠」とか言われますが、違いは何かあるのでしょうか。
「選任懈怠」「登記懈怠」何か違いはあるのでしょうか？
「選任懈怠」の意味は？
選任懈怠とは、そもそも定時株主総会を開催してない場合、もしくは役員変更決議をしなければならないにもかかわらず、決議していないことをいいます。
休眠会社状態にある場合や、法律もしくは定款の員数を欠いている場合が選任懈怠に当たります。
「登記懈怠」の意味は？
登記懈怠とは、選任決議をしていたが、登記を失念していた場合を指します。
こちらは実体上役員変更の手続きをしてはいますが、2週間以内に登記をしなければならないのにやっていないことを指します。
「選任懈怠」「登記懈怠」で手続が異なるのか？
「選任懈怠」の場合、全く役員変更決議をしていないのですから、同じ人が再任された場合、「年月日退任」「年月日就任」となり。退任日と就任日の日付が空白期間になります。
空白期間は就任登記が新たに発生するまで取締役の権利義務を負います。
一方「登記懈怠」の場合は、登記を失念しなかっただけなので、定時株主総会開催時を持って「年月日重任」と登記できます。
ただ、登記懈怠の場合、任期満了ごとに登記を忘れていた場合、任期が切れたごとに「年月日重任」登記をする必要があります。
具体的に見ていきましょう。
取締役の任期が定款で「選任後２年以内に終了する最終の事業年度に関する定時株主総会終結のときまでとする」とする会社。
定款で「定時株主総会は事業年度終了後３カ月以内に行う」と記載されています。
最後に取締役の登記がされていたのは
「平成２４年５月３０日就任」
と登記簿に記録されています。この会社で、
①全く定時株主総会を行わず、平成３０年５月３０日に役員選任決議を行った場合（選任懈怠）
②毎年５月３０日に定時株主総会を開催していた場合
とで登記申請に違いは出てくるのでしょうか。ちなみに登記申請日は平成３０年６月２９日とします。
①の場合だと、登記すべき事項は
「平成２６年６月３０日退任」
「平成３０年５月３０日就任」
となります。
②の場合だと
「平成２６年５月３０日重任」
「平成２８年５月３０日重任」
「平成３０年５月３０日重任」
となります。
①の場合だと、登記簿上約４年間役員として就任していないとみられ、②の場合はずっと同じ人が役員をしていたと登記簿からは見ることができます。
「選任懈怠」と「登記懈怠」で問題になることは？
「選任懈怠」と「登記懈怠」で特に神経を尖らせないといけないのは、建設業の許可を受けている会社です。
経理や施行など業務面で特殊性が高い建設業にあっては、適正な経営を図るため、その知識経験を十分に有する人を「経営管理の責任者」として、会社にあらかじめ配置する必要があります。
「経営管理の責任者」の要件は、法人の役員としての経験が５年以上のほか、建設業法所定の要件を満たす必要があります。
それを確認するため「経営業務の管理責任者に係る経験確認書類」として、「その建設会社の役員（監査役や合資会社の有限責任社員は含まない）として５年以上就任していたこと」が確認できる登記事項証明書または登記簿謄本を添付することが必要です。
そのため、建設業の許可を受けている会社において、上記①の例だと、「平成２６年６月３０日退任」「平成３０年５月３０日就任」と「選任懈怠」により登記の申請をし、その旨が登記簿に記録されてしまうと問題が起こります。
本来「経営管理の責任者」の要件を満たす場合であっても、当該期間、登記簿上「その建設会社の役員として５年間就任していたこと」ということが証明できないという不都合が生じるようです。
そのため、空白期間に取締役であったことを証するため、他の書類が必要となるようですが、建設業の許認可を受けている会社の役員変更は十分注意してください。
ただ、多くの中小零細企業の場合、定時株主総会を開かないことのほうが多く、「登記懈怠」よりも「選任懈怠」のほうが多い気がします。
「選任懈怠」「登記懈怠」いずれにしても、登記申請から２週間以上遅れていることから過料の対象になることは十分注意してください。
まとめ（選任懈怠・登記懈怠を防ぐためには？）
選任懈怠・登記懈怠を防ぐには、株式会社の場合、定時株主総会は必ず開催してください。
中小零細企業でも必須です。
そして役員の任期を絶えず定款で確認する、それで「選任懈怠」「登記懈怠」を防ぐことができます。
任期の管理は司法書士でも行うこともできるので、ぜひ活用してください。
今回は
『役員変更登記「選任懈怠」「登記懈怠」何が違うの？』
に関する内容でした。
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参考書籍
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商業登記ハンドブック〔第3版〕 松井 信憲 商事法務 2015-05-20
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