取締役等の就任時に準備する「本人確認証明書」とは?【3分で読める企業法務】

東京都江戸川区葛西駅前
会社設立などの企業法務・相続専門
司法書士・行政書士の桐ケ谷淳一です。

はじめに

平成27年2月、商業登記実務上大事な商業登記規則の改正がありました。

改正内容は、取締や監査役の就任登記の際にの際に本人確認証明書の添付が必要になりました。

「本人確認証明書」とは何か?
本当に大事なところなので解説していきます。

本人確認証明書とはどんなものなのか?

商業登記規則で登場した「本人確認証明書」とはどんなものか?

本人確認証明書は、取締役や監査役など、新たに役員に就任したものにつき、本人の実在を証するものとして必要となりました。

本人確認証明書が必要となる場合は、取締役会設置会社の取締役の就任や監査役の就任のときです。
取締役会を置かない会社の取締役が就任する場合は、就任承諾書に実印を押印し、印鑑証明書を添付するので、別途本人確認証明書は不要です。

さらに注意していただきたいのは、就任承諾書には、取締役や監査役の氏名のほか、住所の記載が必要です。

株主総会議事録で就任したことを証する書面とする場合には、議事録に就任取締役や監査役の住所が記載していないといけません。

なお、取締役会を置かない会社の取締役の就任の際の就任承諾書にも住所の記載は必要となりますのでご注意ください。
これについては商業登記規則上住所の記載は読み取れないので、住所記載はいらないのではないかという説もあることを付け加えます。

本人確認証明書で注意しなければならないことは?

本人確認証明書として考えられるのは

  • 住民票
  • 運転免許証の写し

などがあたります。

よく本人確認で使われるパスポートは、取締役等の本人確認証明書として使えるのか?

日本国民用のパスポートは、住所につき本人が記載することになっています。

自分が書いたものなので、公的な住所の証明にはなりません。

なので、日本国民用のパスポートは本人確認証明書として使えません。

印鑑証明書は本人確認証明書となりうるか?

印鑑証明書は「市区町村長その他の公務員が職務上作成した証明書」に該当します。

よって、印鑑証明書も本人確認証明書の適格性を有しているので「本人確認証明書」となります

運転免許証を本人確認証明書とする場合の注意点

運転免許証を本人確認証明書として利用する場合の注意点を書きます。

まず、就任する人の運転免許証をコピーします。

コピーする際は必ず表面と裏面をコピーしてください。

裏面に現在の住所が記載されていることがあるからです。

表面と裏面別々にしたときはホチキスで止めて、割印することを忘れないようにしてください。

また、当該書面は必ず取締役に就任する本人が原本証明をすることを要し、会社が原本証明したものでは要件を満たしません。

なお、印鑑は認印で構いません。

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まとめ

本人確認証明書を取締役や監査役就任者に準備してもらうのに時間がかかるかもしれません。

もし、用意できるのであれば事前に準備してもらうことも大事です。

あとは、就任承諾を証する書面に氏名のほか住所を記載することにも注意してください。

今回は
『取締役等の就任時に準備する「本人確認証明書」とは?【3分で読める企業法務】』
に関する内容でした。

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この記事を書いた人

司法書士・行政書士 桐ケ谷 淳一

鉄道(乗り鉄・撮り鉄両方)と麻婆豆腐・担々麺をこよなく愛する司法書士・行政書士です。
ひとり会社設立、副業・複業、小さな会社の企業法務の分野を得意としています。
1977年1月 東京生まれ東京育ち
2000年 日本大学法学部法律学科卒業
2004年 司法書士試験合格
2005年 行政書士試験合格
2007年 東京都江戸川区葛西駅前にて司法書士事務所・行政書士事務所を開業
2017年 平成27・28年施行改正会社法・商業登記規則、役員変更登記の注意点(株式会社レガシィから)のCD・DVDを出しました。

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