商業登記完全オンライン申請 気をつけないといけないことは?江戸川区葛西の司法書士が書きます!

商業登記完全オンライン申請 気をつけないといけないことは?江戸川区葛西の司法書士が書きます!

東京都江戸川区葛西駅前 ひとり会社設立や小さい会社の企業法務・相続専門 資格試験アドバイザー 司法書士・行政書士の桐ケ谷淳一(@kirigayajun)です。

はじめに

商業登記の完全オンライン申請に興味を持っている私。

実はある会社の協力の下、業者の「リーガル」様にもご協力いただき、完全オンライン申請を商業登記でしました。

最近、同業から商業登記の完全オンライン申請について質問を受けました。

今回は商業登記の完全オンライン申請について書いていきます。

商業登記完全オンライン申請 気をつけないといけないことは?

印鑑届書の提出は任意となったが…

商業登記規則の改正が昨年行われ、実務でも影響が出ているところです。

ところで、今回の改正で大きいのは印鑑届書の提出が任意となったこと。

ここで、結構勘違いされているからも多いので注意です。

印鑑届書は任意となったのは、あくまでオンラインで商業登記を申請する場合。

書面による申請(申請だけオンラインで添付書面は書面とする場合も含む)ときは、従前どおり印鑑届書の提出が必要です。

ここがややこしいところなのですが、登記申請を書面でする場合は、本人申請の場合は申請書に、司法書士などの代理人が委任状で登記申請する場合については会社実印を押印する必要があります。

この会社実印は法務局に届けている印鑑で押印する必要があるため、完全オンライン申請でない限り、印鑑届書が必要です。

なので、皆様は印鑑届書は原則必要でオンライン申請をする場合は印鑑届書は提出が任意となったと覚えてください。

添付書面についての注意点は?

完全オンラインで申請する場合は、すべての文書につきデジタル化し、電子署名する必要があります。

多くの場合はWordで作成した書面をPDF化して、電子署名することになります。

しかし、書面申請の場合、添付書面の扱いが異なります。

添付書面について、法令上、押印した印鑑につき市区町村長の作成した、証明書の添付または登記所届出印を求める規定がある場合は、個人実印もしくは会社実印の押印が必要です。

具体例としては、個人実印を押印する場合としては、非取締役会の就任承諾書、代表取締役を選定するときの取締役会議事録などがあります。

また、会社実印を押印する場合の代表例として、取締役会設置会社で代表取締役を選定したとき、変更前代表取締役が押印する場合や、
代表取締役の辞任届がこれにあたります。

つまり、法令上、個人実印または会社実印を押印しなければならない書面については必ず押印が必要となると理解してください。

一方で、法令上、押印または印鑑証明書の添付を要する旨の規定がない場合の書面については、押印がなくても登記申請は受理されるということになります。

しかし、登記申請時にいくら書面に押印がいらなくても証拠能力の観点から、押印して会社に保管しておくべきです。

完全オンライン申請が向いている会社形態は?

個人的には、ひとり会社であれば完全オンライン申請は向いていると感じています。

商業登記電子証明書は手数料が安くなったからといっても、まだコストがかかるため、中小零細企業で役員が複数の場合は導入が厳しいです。

それに比べ、ひとり会社であれば、マイナンバーカードさえあれば個人の実印と会社の実印を兼ねることができ、コストもかかりません。

なので、もし商業登記の完全オンライン申請をするのであれば、ひとり会社が一番向いています。

まとめ

今後は、AIやDX化が進み、商業登記完全オンライン申請が進んでいくと思われます。

なので、どんな規模の会社でも完全オンラインに対応できるような体制にする必要があります。

今回は
『商業登記完全オンライン申請 気をつけないといけないことは?江戸川区葛西の司法書士が書きます!』
に関する内容でした。

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この記事を書いた人

司法書士・行政書士 桐ケ谷 淳一

鉄道(乗り鉄・撮り鉄両方)と麻婆豆腐・担々麺をこよなく愛する司法書士・行政書士です。
ひとり会社設立、副業・複業、小さな会社の企業法務の分野を得意としています。
1977年1月 東京生まれ東京育ち
2000年 日本大学法学部法律学科卒業
2004年 司法書士試験合格
2005年 行政書士試験合格
2007年 東京都江戸川区葛西駅前にて司法書士事務所・行政書士事務所を開業
2017年 平成27・28年施行改正会社法・商業登記規則、役員変更登記の注意点(株式会社レガシィから)のCD・DVDを出しました。

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