就任承諾を証する書面 議事録を援用できますが・・・ 【江戸川区葛西司法書士の企業法務日記】

東京都江戸川区葛西駅前
会社設立などの企業法務・相続専門
司法書士・行政書士の桐ケ谷淳一です。

はじめに


役員変更登記を申請する際、就任者の
「就任を承諾したことを証する書面」
というのを添付しなければなりません。


ただ、株主総会議事録等に、選任された
役員が席上就任承諾した場合、その旨を
記載した議事録を援用することができます。


ただ、問題点がいくつかあるので、
そのことをまとめてみましょう。

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取締役等の就任者には就任承諾書を自署してもらう


私見ですが、
就任承諾書を議事録援用することは
あまりしたくありません。


確かに登記の添付書面は減るので
会社や登記申請者からすれば楽かも
しれません。


しかし、会社としては自筆で就任承諾書
をもらっておけば証拠保全の観点で
いいからです。


しかも、就任者の就任意思も
就任承諾書をもらうことで
より明確になります。


なので、私は、役員変更登記をする際は
就任承諾書の用意を会社側に依頼します。


大会社とかだと難しいかもしれませんが・・・


就任承諾を証する書面には住所の記載が必要


平成27年2月末から、「就任承諾を証する
書面」に就任者の住所を記載しなければ
なりません。


もし、就任承諾を証する書面を議事録
援用する場合、議事録に就任者の住所を
記載しなければなりません。


聞いた話だと、議事録に住所を記載して
なくて法務局から補正の電話があったと
いう例が結構多いみたいです。


議事録に就任者の住所を書くのに抵抗が
あれば、就任承諾書を出すのが一番です。


会社と委任関係にあるのですから、
就任承諾書を出すことについては
抵抗がないでしょう。

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本人確認証明書の添付も忘れずに!


新たな取締役や監査役の就任には
「本人確認証明書」の添付が
必要です。


ただし、取締役会非設置会社の
取締役の就任の場合には
「本人確認証明書」の添付は
不要です。


就任承諾を証する書面に
実印を押印し、印鑑証明書の
添付が必要になるからです。


取締役会非設置会社の場合は
取締役が新たに就任する場合が多く
問題になりません。


取締役会非設置会社の場合、
監査役を置いているのも稀です。


しかし、取締役会設置会社の場合、
3名以上取締役が必要で、新任の
取締役が就任することもあります。


そのときは意外と新任の役員につき
「本人確認証明書」を忘れがちなので
注意してください。


ただし、重任の場合には
「本人確認証明書」の添付は
不要です。

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まとめ


私見ですが、
取締役や監査役が新たに就任する場合、
就任承諾書を作成し、自署させたほうが
いいです。


添付書面が省エネできるということと
会社の証拠保全とは別問題です。


ちょっとしたことですが、
会社経営の側面から、準備できる書面は
準備するというスタンスでいることが
大事だと思うのですが、いかがでしょうか。


最後に
この投稿が良かった方は
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参考書籍

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この記事を書いた人

司法書士・行政書士 桐ケ谷 淳一

司法書士・行政書士 桐ケ谷 淳一

鉄道(乗り鉄・撮り鉄両方)と麻婆豆腐・担々麺をこよなく愛する司法書士・行政書士です。
ひとり会社設立、副業・複業、小さな会社の企業法務の分野を得意としています。
1977年1月 東京生まれ東京育ち
2000年 日本大学法学部法律学科卒業
2004年 司法書士試験合格
2005年 行政書士試験合格
2007年 東京都江戸川区葛西駅前にて司法書士事務所・行政書士事務所を開業
2017年 平成27・28年施行改正会社法・商業登記規則、役員変更登記の注意点(株式会社レガシィから)のCD・DVDを出しました。

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