商業登記手続は簡単なのか?手続だけで考えずに実体から考える

商業登記手続は簡単なのか?手続だけで考えずに実体から考える

東京都江戸川区葛西駅前 ひとり会社設立や小さい会社の企業法務・相続専門 資格試験アドバイザー 司法書士・行政書士の桐ケ谷淳一(@kirigayajun)です。

はじめに

商業登記手続は簡単。

そう思われている経営者の方も多いでしょう。

昨今は登記申請書類を入力すれば添付書面を作成するサービスもあるようです。

しかし、商業登記手続だけしか考えないと後々トラブルのものになります。

今回は、実体面から登記手続きを考えるということで、定款変更手続を例に紹介します。

商業登記手続は簡単なのか?手続だけで考えずに実体から考える

登記申請 実体面から考える

ただ単に登記手続きだけを考えるのであれば、議事録と必要書類を用意すれば登記申請は可能です。

しかし、実際に手続をする上で、議事録を作成するためには株主総会を開く必要があり、株主総会を開催するためには、招集手続をする必要があるとか、実体面から考える必要があります。

ひとり株式会社であっても、本来は招集手続をしてからでないと開催できませんが、株主全員の同意があれば招集手続は省略できるので、その方法を取る必要が本来はあることは知っておいてください。

ひとり会社の場合は、取締役からの提案で株主が同意すれば、みなし総会(会社法第319条)ができるのでそちらのほうが現実的です。

議事録作成 本来記載事項は法定化されていることを意識する

定款変更決議の場合は、株主総会の特別決議が必要です。

そして、株主総会を開催したら、会社法施行規則に定めてある議事録の記載事項を記載した株主総会議事録を作成する必要があります。

その議事録は会社に保管する必要があるので、作成したら原本は本店に保管してください。

なので、実務では、中小零細企業の場合は、議事録を2枚作成し、1枚は会社保管用に1通は登記申請用に用いることが多いです。

株主総会議事録を保管しておかないと、許認可で官庁に提出するときに、従来の定款と異なることがあるので、変更したことを証するために残しておく必要があります。

登記申請が終わったら定款変更の修正を!

多くの会社の定款を拝見すると、本来定款変更しているにも関わらず、該当事項を修正していない会社がほとんどです。

以前のブログでも書きましたが、定款変更した場合は、修正条項はできれば直しておく、もしくは定款と議事録の写しを合綴して保管しておくことが必要です。

できれば、会社設立時にデータで定款をもらい、修正条項がでたら、直しておくことが重要です。

意外と定款変更したことすら忘れている会社も多々ありますので、必ず修正してください。

これは登記とは関係ありませんが、実体面から見て、コンプライアンスの観点からも重要です。

まとめ

登記さえできればいいという発想は避けてください。

必ず実体法で根拠があるから登記申請する必要があるということを経営者の方は意識してください。

そうすることでコンプライアンスの遵守もできるようになります。

今回は
『商業登記手続は簡単なのか?手続だけで考えずに実体から考える』
に関する内容でした。

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参考書籍

商業登記ハンドブック〔第4版〕

松井 信憲 商事法務 2021年07月30日頃
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この記事を書いた人

司法書士・行政書士 桐ケ谷 淳一

鉄道(乗り鉄・撮り鉄両方)と麻婆豆腐・担々麺をこよなく愛する司法書士・行政書士です。
ひとり会社設立、副業・複業、小さな会社の企業法務の分野を得意としています。
1977年1月 東京生まれ東京育ち
2000年 日本大学法学部法律学科卒業
2004年 司法書士試験合格
2005年 行政書士試験合格
2007年 東京都江戸川区葛西駅前にて司法書士事務所・行政書士事務所を開業
2017年 平成27・28年施行改正会社法・商業登記規則、役員変更登記の注意点(株式会社レガシィから)のCD・DVDを出しました。

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