定款の規定通りに株主管理ができていますか?株主から届出をさせて株主名簿を整備しましょう!【江戸川区葛西司法書士の企業法務日記】

東京都江戸川区葛西駅前
会社設立・役員変更などの企業法務専門
司法書士・行政書士の桐ケ谷淳一です。

 

はじめに


ほとんどの会社の定款の条項に、
株主等の住所の届出があります。


法務省のホームページの定款の雛形にも
その旨の条項が記載されています。


実際にどれだけの会社が行っているので
しょうか?

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株主等の住所の届出、株主から提出させていますか?


法務省の定款の雛形には、
株主等の住所の届出について、
次のように書かれています。

(株主の住所等の届出)
 第12条 当会社の株主及び登録株式質権者又はその法定代理人若しくは代表者は,当会社所定の書式により,その氏名,住所及び印鑑を当会社に届け出なければならない。届出事項に変更が生じた場合における,その事項についても同様とする。


そう書かれている以上は、
会社としては定款の規定に従って
書式を用意しなければなりません


株主も、会社で定められた書式に従って
届出をしないといけません。


定款に記載があるにも関わらず、
書式を用意していないとかになると、
定款違反となってしまいます。

 

株主からの届出書が株主名簿作成の際の資料となる


株主名簿には、株主の氏名・住所など
記載しなければなりません。


株主に上記書面を提出させる理由には
株主名簿作成の資料になることが
あげられます。


なので、定款に上記条項がある場合は、
株主に提出させましょう。

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株主の方も住所が変わったら変更の届出を!


会社側は株主名簿で住所を特定します。


会社は招集通知を出したりする際は、
株主名簿に記載された住所に送付すれば
足ります


株主側としては、
いつまで経っても会社から書類が届かない。


それは会社に対して住所変更の届出を
していないからです。

利益配当や株主総会で議決権を
行使できない理由が株主にあるのなら
どうしようもありません。


会社側でも送付できないと困るというなら、
招集通知と同時に変更届の書式を一緒に
送るなどの対応も考えていいでしょう。

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まとめ


株主が自分一人だからそんな面倒な
ことしなくていい


と思っている経営者のあなた。


それが、コンプライアンスに引っかかって
きます。


もし、今はひとり株主であっても
将来規模が大きくなり株主が増えたら、
株主名簿の管理などすぐにやりますか?


急に対応しようとしてもできないものです。


株主名簿管理人を置いているならともかく、
置いていないのであれば、自分の会社で
株主名簿を管理するしかありません。


また、会社の規模が大きくなった場合、
過去に遡って所定の手続を行っているか、
シビアに見る方もいます


平成28年10月から、登記すべき事項につき
株主総会を要する場合に「株主リスト」
添付しなければならなくなりました。


「株主リスト」と株主名簿は別物ですが、
「株主リスト」作成のとき、
株主名簿を基に作ることになるでしょう。


「株主名簿」の雛形は後日法務省から
発表になろうかと思います。


その前提となる株主名簿を作成し、
会社で管理するためにも、
株主の氏名・住所等の届出はする必要が
あります。


株主名簿の整備がまだ
という会社は早めに取り組みましょう。


参考書籍

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この記事を書いた人

司法書士・行政書士 桐ケ谷 淳一

司法書士・行政書士 桐ケ谷 淳一

鉄道(乗り鉄・撮り鉄両方)と麻婆豆腐・担々麺をこよなく愛する司法書士・行政書士です。
ひとり会社設立、副業・複業、小さな会社の企業法務の分野を得意としています。
1977年1月 東京生まれ東京育ち
2000年 日本大学法学部法律学科卒業
2004年 司法書士試験合格
2005年 行政書士試験合格
2007年 東京都江戸川区葛西駅前にて司法書士事務所・行政書士事務所を開業
2017年 平成27・28年施行改正会社法・商業登記規則、役員変更登記の注意点(株式会社レガシィから)のCD・DVDを出しました。

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