テレビ電話方式による定款認証をしてみた結果

テレビ電話方式による定款認証をしてみた結果

東京都江戸川区葛西駅前 ひとり会社設立や小さい会社の企業法務・相続専門 資格試験アドバイザー 司法書士・行政書士の桐ケ谷淳一(@kirigayajun)です。

はじめに

株式会社や一般社団法人設立に際しては定款認証が必要となります。

原則は公証役場に赴いて公証人の門前で定款認証を受ける必要があります。

昨今では、電話通信回線を使って発起人の委任状の送信がされた場合にテレビ電話方式による定款認証ができるようになりました。

しかし、この方法は発起人の電子署名が必須で、まだマイナンバーカードの普及率が低いため浸透していませんでした。

実は令和2年5月11日から新たな方法ができました。

その方法と実際に私がテレビ電話による電子定款等の認証手続きを利用した感想を紹介します。

テレビ電話方式による定款認証をしてみた結果

令和2年5月11日から始まったテレビ電話による電子定款等の認証手続きについて

「はじめ」にも書きましたが、すでに発起人の電子署名を用いれば、テレビ電話による定款認証サービスはできました。

しかし、発起人の電子署名のハードルが高いことから、新たな方式ができました。

これが、発起人の委任状(紙ベース)に印鑑証明書等を事前に公証役場に郵送した場合でも利用できるようになりました。

これは、遠方の本店所在地で会社設立登記をする場合、極めて有用です。

テレビ電話方式による定款認証 手続きの流れを簡単に紹介

まずは、会社設立時を管轄する法務局の公証役場で事前に定款案のチェックをします。

東京都内に本店を設ける場合は、都内の公証役場で定款認証をします。

神奈川県に本店を設ける場合は、都内の公証役場を使うことができず、神奈川県内の公証役場で定款認証をする必要があります。

そして、定款認証のチェックを公証人に受けてもらったあと、以下の点を公証人に教えます。

  • 紙ベースの同一性情報の提供書面の要否及び必要通数
  • 嘱託人(委任を受けた方)のメールアドレス
  • 実質的支配者となるべき者に関する「申告受理及び認証証明書」の要否

そして、定款認証の場合、公証役場の窓口に赴く場合には、費用を持参して行きますが、電話会議システムの場合は、認証日までに指定口座に振り込む必要があるので、その口座を聞きます。

認証日については、郵送期間のこともあるので、打ち合わせの日に決めてもいいですし、郵送してから決めても問題ありません。

認証日が決まったら、公証役場から担当公証人が誰になるかの案内がきます。

認証日までに公証役場に郵送するもの

認証日までに、下記の必要書類を公証役場に送る必要があります。

そのため、認証日は余裕を持って決めておく必要があります。

送るものとしては

  • 定款案を合綴した発起人の委任状(紙ベースで契印してあるもの)
  • 発起人の印鑑証明書(法人の場合は履歴事項全部証明書と印鑑証明書)
  • 嘱託人(委任を受ける方)が法人の場合は、その法人の履歴事項全部証明書
  • 実質的支配者となるべき者の申告書を紙ベースで提出される場合は、同申告書と添付書類
  • 嘱託人の方の住所等送付先を記載した同一の情報の提供の書面等の返信用レターパック


電話会議システムに使用する端末等は?

公証役場で使う端末は「FaceHub」というソフトを用います。

パソコンの場合は、Google Chromeブラウザを、スマホの場合はFaceHubアプリを事前にインストールする必要があります。


認証日までにする手続きとしては?

まずは定款に電子署名をして、公証人宛に定款認証の手続きをします。

そして、公証役場の指定口座に定款認証費用を振り込みます。

認証日にする手続きは?

認証日になったら、公証役場からメールで送られてきたテレビ電話用URLをクリックして、公証人とテレビ電話で話します。

その際に運転免許証などの公的証明書を画面に近づけてキャプチャを公証人の方でやります。

運転免許証の場合は表裏両方キャプチャする扱いとなっています。

定款認証が終わると、公証人が認証手続きを行い、嘱託人のほうで申請用総合ソフトを用いてダウンロードします。

PDF文書、xml文書、xsl文書の3点が収納されたフォルダを嘱託人自らCDで記録して、発起人等に渡すことになります。

実際に電話会議システムを使っての認証手続きの感想

個人的には、あっという間に終わってしまったという感じがしました。

遠方の場合で、しかも時間に余裕がある場合には使える制度だと思いました。

このことから、会社設立の依頼はできれば1ヶ月以上前からいただけるとかなり余裕を持って準備できると感じました。

まとめ

時代の流れに応じてテレビ電話による電子定款等の認証手続きを使う価値はあると感じました。

都内であっても、日程に余裕がある場合は、この制度を活用していきたいです。

今回は
『テレビ電話方式による定款認証をしてみた結果』
に関する内容でした。

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参考書籍

第4版 会社法定款事例集ー定款の作成及び認証、定款変更の実務詳解ー

田村洋三/土井万二 日本加除出版 2021年04月01日頃
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この記事を書いた人

司法書士・行政書士 桐ケ谷 淳一

鉄道(乗り鉄・撮り鉄両方)と麻婆豆腐・担々麺をこよなく愛する司法書士・行政書士です。
ひとり会社設立、副業・複業、小さな会社の企業法務の分野を得意としています。
1977年1月 東京生まれ東京育ち
2000年 日本大学法学部法律学科卒業
2004年 司法書士試験合格
2005年 行政書士試験合格
2007年 東京都江戸川区葛西駅前にて司法書士事務所・行政書士事務所を開業
2017年 平成27・28年施行改正会社法・商業登記規則、役員変更登記の注意点(株式会社レガシィから)のCD・DVDを出しました。

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