司法書士行政書士きりがやブログ(きりログ)

江戸川区葛西駅前 会社設立専門司法書士・行政書士桐ケ谷淳一の個人ブログ

Tag: 本人確認証明書 (page 1 of 2)

役員変更 再確認!就任承諾書に住所と本人確認証明書が必要な場合は?

東京都江戸川区葛西駅前
会社設立などの企業法務・相続専門
司法書士・行政書士の桐ケ谷淳一です。


はじめに

役員変更登記で、新たに取締役や監査役に
就任する場合、就任承諾書に住所を記載
することと本人確認証明書の添付が必要に
なりました。


上記改正が行われたのは平成27年2月、
だいぶ浸透しつつありますが、一部問題が
あるようです。


この機会にもう一度、取締役及び監査役の
就任承諾書の住所記載と本人確認証明書の
添付についてまとめてみます。

Continue reading

商業登記実務編 取締役就任で印鑑証明書を添付する際に就任承諾書に住所記載は必要か?

東京都江戸川区葛西駅前
会社設立などの企業法務・相続専門
司法書士・行政書士の桐ケ谷淳一です。

はじめに

平成27年2月に商業登記規則が改正され
ました。


その際、取締役や監査役の就任に付き、
就任承諾書に住所を記載する必要があります。


ただし、取締役の就任登記で印鑑証明書を
添付する際は就任承諾書に住所の記載が必要
かどうかについて論点がでてきました。

Continue reading

商業登記規則改正を再確認!取締役就任で必要となる書類は?

東京都江戸川区葛西駅前
会社設立などの企業法務・相続専門
司法書士・行政書士の桐ケ谷淳一です。


はじめに


平成27年2月に商業登記規則が改正され
取締役や監査役の就任の際に就任承諾書に
住所の記載が必要で、さらに本人確認証明書
の添付が求められるようになりました。


意外と見落としがちな部分もあるので、
再度平成27年2月27日商業登記規則改正を
紹介します。



商業登記規則改正を再確認!取締役就任で必要となる書類は?


就任承諾書に住所の記載と本人確認証明書が必要な場合


取締役や監査役が新たに就任する場合、
就任承諾書には住所の記載が必要
です。


さらに、取締役や監査役の就任承諾書に
記載された住所につき、それを裏付ける
ための住民票や運転免許証の写し(本人
が原本証明したもの)を添付
します。


これがいわゆる本人確認証明書です。


これは、新たに取締役や監査役として
就任する場合に適用するのであり、
重任(同じ人が総会で選ばれる場合)
に関しては適用されません。


また、印鑑証明書を添付する場合は
就任承諾書に住所の記載や本人確認証明書
の添付が不要
となります。


取締役会非設置会社の場合の取締役就任の際の注意点


取締役会非設置会社の場合の
取締役の就任には、印鑑証明書を
添付
しなければなりません。


印鑑証明書を添付する場合、
商業登記規則61条5項但書の適用があり、
取締役の就任承諾書に住所の記載や
本人確認証明書は不要です。


ただ、どうも実務では、就任承諾書に
取締役の住所を記載するようにと法務局で
言われているところがあるようです。


ここについては、ある本を引用させて
紹介します。

「2項等で印鑑証明書を添付する場合は、就任承諾書に住所の記載は必要でも、本人確認証明書の添付は不要である」と読んではならない。ただし書は本文全体にかかり、「この限りでない。」とは、「就任承諾書には住所を記載し」も含んでいるためである。
(金子登志雄著 「平成27年施行改正会社法と商業登記の最新実務論点 143ページ)

印鑑証明書を添付する取締役の
就任登記には、就任承諾書に住所
の記載も、本人確認証明書の添付も
不要です。


ただ、私の場合、株主総会議事録に取締役の
住所を記載することが多く、就任承諾書にも
住所を記載してもらうことが多いです。


これはあくまでも本人であることを確認する
ために記載しています。


取締役の住所の記載は、任意的記載という
ように理解してください。


ちなみに、監査役就任の場合、就任承諾の際、
印鑑証明書を添付することがないので、
原則通り取締役会非設置会社の場合でも
就任承諾書に住所を記載し、本人確認証明書
が必要になります。



まとめ


あくまで、取締役会非設置会社の取締役就任
の際に住所を記載してもらうのは、会社に
対し本人であることの確認のために記載し、
商業登記規則61条5項の適用を受けるから
書いているのではないということを理解して
ください。


どうも法務局で、取締役会非設置会社の
取締役の就任承諾書に住所を記載する必要が
あると勘違いしている方がいるようです。


商業登記規則61条5項の条文は読みづらい
ですが、注意が必要でしょう。


今回は
『商業登記規則改正を再確認!
取締役就任で必要となる書類は?』

に関する内容でした。


参考書籍

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役員変更 平成18年から平成28年までに会社法・商業登記関係で変わったことは?  【江戸川区葛西司法書士の企業法務日記】

東京都江戸川区葛西駅前
会社設立などの企業法務・相続専門
司法書士・行政書士の桐ケ谷淳一です。

はじめに

「もともと家族経営の会社で、
取締役会も監査役も置いています。

資本金は1000万円で、定款は役員変更時に
会社法に合わせ変えています。

前回の役員変更登記で取締役と監査役も
変更し、任期を10年にしました。

今年役員改選時期で、代表取締役の私は
役員をやめて、新しく取締役を選びます。

私の後任者は今の取締役のひとりにやって
もらいます。

結構役員変更手続が変わったと
聞いていますが・・・」


役員変更登記から10年が経過したと
いうことで、改選時期に当たる会社は
多いです。


その間に、商業登記規則や会社法は
かなり変わっています。


どこが変わったのか、ざっくり確認
しましょう。

Continue reading

取締役・監査役の就任登記で本人確認証明書が必要な場合とは? 【江戸川区葛西司法書士の企業法務日記】

東京都江戸川区葛西駅前
会社設立などの企業法務・相続専門
司法書士・行政書士の桐ケ谷淳一です。


はじめに

平成28年10月1日から「株主リスト」が
必要になることは、このブログで何度も
紹介しています。


今年は会社法が施行されてから10年経ち、
役員変更登記がこれから増えてくると
思われます。


「株主リスト」の他にも、昨年改正された
商業登記規則についても、再度確認された
方がいいでしょう。。

conference-room-386366_1280

昨年改正された会社法・商業登記規則の改正点を確認しましょう。

私は、昨年会社法と商業登記規則が
変わったのは実務上大きいと感じています。


昨年2月に改正された商業登記規則は、
取締役や監査役が新たに就任する場合、
就任承諾書に住所の記載が必要なのと
本人確認証明書が必要になるものです。


他にも代表取締役が辞任する場合の
辞任届の実印や旧姓で役員の氏名が入る

ことが2月の商業登記規則の改正です。


5月の会社法改正で大きいのは、
監査役の監査の権限を会計監査に限定
する旨の定款の定めが登記事項になること

です。


多くの株式会社で取締役会設置で
監査役がいて家族経営の場合は、
上記の登記をしなければならないケースが
多いでしょう。


今回は、就任承諾書について場合分け
して考えてみます。

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本人確認証明書が必要な場合と不要な場合


取締役が新たに就任した場合、就任承諾書
に住所を記載し、本人確認証明書が
必要になりました。


本人確認証明書は、運転免許証の写しとか
住民票等公的機関が発行したものが
必要です。


ただし、取締役の就任の際に就任承諾書に
実印と印鑑証明書を添付した場合は、
別途本人確認証明書は不要です。


場合分けして考えてみましょう。


取締役会設置会社の取締役の場合


こちらは、新たに選任された取締役に
ついては、就任承諾書に実印を押印する
ことはありません。


なので、新たに選任された場合は、
就任承諾書に住所を記載した上で
本人確認証明書の添付が必要
になります。


取締役会非設置会社の取締役の場合


こちらは、就任承諾書に実印を押印し、
印鑑証明書も添付します。


就任承諾書に住所の記載をしますが、
本人確認証明書は不要
です。


監査役の場合


取締役会設置会社であろうと、
取締役会非設置会社であろうと、
監査役の就任承諾書に実印を押印しません。


なので、就任承諾書に住所を記載し、
本人確認証明書の添付が必要になります。


取締役・監査役が重任の場合


新たに「就任」する場合に該当しないので、
本人確認証明書は不要です。

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まとめ


昨年の商業登記規則の改正は実務でも
影響が大きいです。


やっと実務でも落ち着いてきた感じが
します。


本人確認証明書が必要な場合を再度
この機会に経営者の方は確認してみては
いかがでしょうか。


参考書籍

ケース別 株式会社・有限会社の役員変更登記の手続

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取締役等の役員変更登記 運転免許証を「本人確認証明書」にする場合の注意点は? 【江戸川区葛西司法書士の企業法務日記】

東京都江戸川区葛西駅前
会社設立などの企業法務・相続専門
司法書士・行政書士の桐ケ谷淳一です。


はじめに


最近司法書士の商業登記で何かと話題に
なっているのが、登記官の方が書いている
と思われているブログ。


実務と法務局とでは乖離している部分が
あることを実感しています。
(特に「期限付解散」について)


ただ、登記業務を円滑に行う上で
このような情報を発信して頂けるのは
ありがたいです。


今回は補正事例の一つとして上がっている
「本人確認証明書」について書きます。

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「本人確認証明書」ってそもそも何?


このブログでも何回も紹介しており、
結構見られている方も多いので、
「またか!」と思われているかも
しれません。


役員変更で、会社設立時や
新たに取締役や監査役が就任する場合、
就任承諾を証する書面の他に
「本人確認証明書」が必要です。


本人が実在するかどうかを明らかに
するために添付します。


ただし、取締役会を置かない会社の
取締役が就任する場合は、就任承諾書に
実印を押印し、印鑑証明書を添付するので
これだけで本人の実在が明らかになるので
別途「本人確認証明書」はいりません。


本人確認証明書としては、
住民票や運転免許証の写し
が該当します。

meeting-311355_1280

本人確認証明書で補正になる事例があるの?


運転免許証の写しを「本人確認証明書」
にする場合は注意が必要です。


運転免許証の原本を登記申請の際
提出するわけにはいかないので、
運転免許証のコピーを添付します。


その際に、「原本に相違ない旨」を
記載するのですが、そこに記載する方は
運転免許証を所持している取締役や
監査役です。


会社が原本証明しても意味がありません。


運転免許証を所持しているのは
当然本人であり、会社ではないからです。


あと、運転免許証は表裏両方コピーする
必要があります。


裏面の記載がなくても、コピーする必要が
あります。


裏面のコピーを忘れてしまい、補正になる
場合が多いようです。


さらに、
表面、裏面と別々にコピーした場合、
ホチキスでとめて、割印を押してください。


割印がなく、補正になった事例も聞いて
います。

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まとめ


「本人確認証明書」を添付するときは
手間等を考えて、住民票にするか
運転免許証にするか選択してください。


もし運転免許証の写しを本人確認証明書
にする場合は、補正にならないように
十分注意してください。


参考ブログ

法務局の業務に関するQ&A

 

参考書籍

平成27年施行 改正会社法と商業登記の最新実務論点

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就任承諾を証する書面 議事録を援用できますが・・・ 【江戸川区葛西司法書士の企業法務日記】

東京都江戸川区葛西駅前
会社設立などの企業法務・相続専門
司法書士・行政書士の桐ケ谷淳一です。

はじめに


役員変更登記を申請する際、就任者の
「就任を承諾したことを証する書面」
というのを添付しなければなりません。


ただ、株主総会議事録等に、選任された
役員が席上就任承諾した場合、その旨を
記載した議事録を援用することができます。


ただ、問題点がいくつかあるので、
そのことをまとめてみましょう。

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取締役等の就任者には就任承諾書を自署してもらう


私見ですが、
就任承諾書を議事録援用することは
あまりしたくありません。


確かに登記の添付書面は減るので
会社や登記申請者からすれば楽かも
しれません。


しかし、会社としては自筆で就任承諾書
をもらっておけば証拠保全の観点で
いいからです。


しかも、就任者の就任意思も
就任承諾書をもらうことで
より明確になります。


なので、私は、役員変更登記をする際は
就任承諾書の用意を会社側に依頼します。


大会社とかだと難しいかもしれませんが・・・


就任承諾を証する書面には住所の記載が必要


平成27年2月末から、「就任承諾を証する
書面」に就任者の住所を記載しなければ
なりません。


もし、就任承諾を証する書面を議事録
援用する場合、議事録に就任者の住所を
記載しなければなりません。


聞いた話だと、議事録に住所を記載して
なくて法務局から補正の電話があったと
いう例が結構多いみたいです。


議事録に就任者の住所を書くのに抵抗が
あれば、就任承諾書を出すのが一番です。


会社と委任関係にあるのですから、
就任承諾書を出すことについては
抵抗がないでしょう。

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本人確認証明書の添付も忘れずに!


新たな取締役や監査役の就任には
「本人確認証明書」の添付が
必要です。


ただし、取締役会非設置会社の
取締役の就任の場合には
「本人確認証明書」の添付は
不要です。


就任承諾を証する書面に
実印を押印し、印鑑証明書の
添付が必要になるからです。


取締役会非設置会社の場合は
取締役が新たに就任する場合が多く
問題になりません。


取締役会非設置会社の場合、
監査役を置いているのも稀です。


しかし、取締役会設置会社の場合、
3名以上取締役が必要で、新任の
取締役が就任することもあります。


そのときは意外と新任の役員につき
「本人確認証明書」を忘れがちなので
注意してください。


ただし、重任の場合には
「本人確認証明書」の添付は
不要です。

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まとめ


私見ですが、
取締役や監査役が新たに就任する場合、
就任承諾書を作成し、自署させたほうが
いいです。


添付書面が省エネできるということと
会社の証拠保全とは別問題です。


ちょっとしたことですが、
会社経営の側面から、準備できる書面は
準備するというスタンスでいることが
大事だと思うのですが、いかがでしょうか。


最後に
この投稿が良かった方は
シェアして頂けると嬉しいです!


参考書籍

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取締役等の就任に際して準備する「本人確認証明書」はどんなものですか?【3分で読める江戸川区葛西司法書士の企業法務】

東京都江戸川区葛西駅前
会社設立などの企業法務・相続専門
司法書士・行政書士の桐ケ谷淳一です。

 

はじめに


平成27年2月に商業登記規則の改正が
ありました。


取締や監査役の就任登記の際にの際に
本人確認証明書の添付が必要になりました。


このブログでも何でも書いていますが、
結構大事なところなので、
再度確認しておきましょう。

a0002_011008

本人確認証明書とは


取締役や監査役など、新たに役員に就任
したものにつき、本人の実在を証するため

に必要となりました。


取締役会非設置会社の取締役が
就任する場合は、就任承諾書に実印を
押印し、印鑑証明書を添付するので、
別途本人確認証明書は不要です。


なお、就任承諾書には、取締役や
監査役の氏名のほか、住所の記載が
必要
です。


株主総会議事録で就任したことを
証する書面とする場合には、
議事録に就任取締役や監査役の住所が
記載していないといけません。

 

本人確認証明書で注意しなければならないことは?


本人確認証明書として考えられるのは

  • 住民票
  • 運転免許証の写し

などがあたります。


パスポートは本人確認証明書として使えるか?


日本国民用のパスポートは、
住所につき本人が記載することに
なっています。


自分が書いたものなので、公的な住所の
証明にはなりません。


なので、日本国民用のパスポートは
本人確認証明書として使えません。


運転免許証を本人確認証明書とする場合の注意点


まず、運転免許証をコピーします。


コピーする際は必ず表面と裏面を
コピーしてください。


裏面に現在の住所が記載されていることが
あるからです。


もし、表面と裏面別々になってしまったら、
ホチキスで止めて、割印することを
忘れないようにしてください。


また、当該書面は必ず本人が原本証明を
することを要し、会社が原本証明した
ものでは要件を満たしません。


なお、印鑑は認印で構いません。

 

印鑑証明書は本人確認証明書になるか


印鑑証明書も
「市区町村長その他の公務員が
職務上作成した証明書」
に該当します。


なので、印鑑証明書も
本人確認証明書の適格性を
有しています

写真 2015-06-23 14 03 31

まとめ


本人確認証明書を取締役や監査役就任者に
準備してもらうのに時間がかかるかも
しれません。


もし、用意できるのであれば事前に
準備してもらうことも大事です。


あとは、就任承諾を証する書面に
氏名のほか住所を記載することにも
注意してください。


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平成27年2月の商業登記規則改正についての実務の動きをみる【司法書士の日記】

平成27年2月の商業登記規則改正についての実務の動きをみる


平成27年2月に商業登記規則が改正
されました。


大きな目玉の一つとして、
取締役・監査役の就任承諾書に住所を記載し、
本人確認証明書の添付が必要になりました。


商業登記規則第61条第5項の新設です。


今、実務ではどのように動いているのか、
紹介します。

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就任承諾書の住所の記載について


まず、商業登記規則第61条第5項について
もう一度簡単におさらいしておきます。


取締役や監査役の就任(再任を除く)に
ついて、就任承諾書に就任者の住所・
氏名を記載するとともに、
運転免許証のコピーなど公的機関の
発行した本人確認証明書の添付が
必要になりました。
 

例外として、就任承諾書に実印を押印し、
印鑑証明書を添付する就任登記については
本人確認証明書は不要となります。


そこで、取締役会を置いていない会社
取締役が就任するにあたり、
就任承諾書に住所の記載が必要なのか
問題になります。


就任承諾書には実印を押印し、
印鑑証明書を添付するので、61条5項
ただし書きに該当し、本人確認証明書の
添付は不要です。


しかし、
就任承諾書には住所の記載が必要です。


これは、印鑑証明書に記載された住所と
就任承諾書に記載された住所が同一で
あることで、取締役が実在しているか、
登記が真実であるかを確認する必要が
あるから
だと説明されています。


就任承諾書に実印が押してあり、
印鑑証明書を添付するのだから、
わざわざ就任承諾書に住所の記載が
なくても実在性と真実性は確保できると
思うのですが・・・


結論として、

取締役の就任承諾書に実印と
印鑑証明書の添付があっても
住所の記載を要する

ということになります。

写真 2015-06-23 14 03 31

監査役を辞任し、取締役になる場合、本人確認証明書は必要か?


監査役を辞任し、取締役として就任する者に、
別途本人確認証明書が必要か

という問題があります。


つまり、この事例では再任にあたるかどうか
が論点です。


再任の場合は別途本人確認証明書は
不要です。


この論点に関しては、
必要説と不要説があります。


必要説は、監査役と取締役では職務が
異なり再任概念には含まれない
ため、
本人確認証明書が必要だという説です。


一方、不要説は、本人の実在性と特定性の
確認という立法趣旨
から再任に準じて
本人確認証明書は不要であるという説です。


(参考「平成27年施行改正会社法と
商業登記の最新実務論点」 中央経済社 156頁)

 

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不要説も有力ですが、どうやら必要説が
実務のようです。


司法書士の掲示板で上がっていた同様の
事例で、本人確認証明書が必要であった
との投稿がありました。


現実は監査役を辞任し、取締役として
選任されても、職務が異なるから
本人確認証明書は必要である

と理解した
ほうがいいでしょう。


具体的な通達等は現地点では出ていない
ので、上記事例に当たる場合は、
本人確認証明書の準備は必要でしょう。

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まとめ


商業登記規則の改正が行われてから
まもなく1年。


そして会社法が改正されてから10年。


本年は役員改選を行う中小企業が多い気が
しています。


もう一度、昨年の商業登記規則の改正に
ついては見なおしたほうが良さそうです。


さらには監査役の権限の登記も考慮に
入れておく必要があるでしょう。

マイナンバー制度が商業登記の役員変更登記に与える影響は?【会社設立アドバイザーの業務日誌】

マイナンバー制度が商業登記の役員変更登記に与える影響は?


前回のブログで、
マイナンバー制度の概要を書きました。


今回は、

通知カードや個人番号カードが
役員就任登記の際の
「本人確認書類証明書」
として使えるのか

を書きます。


法人番号について

前回も書きましたが、もう一度
「法人番号」について書きます。

法人については
法人番号が指定され、13桁の番号が
付されます。


個人番号と違うところは、誰でも自由に
利用することができることです。


13桁の番号については
会社法人等番号に1桁の検査用数字を
付したものになります。


法人番号については会社本店所在地に
通知書が送付される方法で行われています。


既に通知書が届いている会社等も
あるでしょう。


ちなみに法人については

  • 「商号又は名称」
  • 「本店又は主たる事務所の所在地」
  • 「法人番号」

をインターネットで公表されています。


役員就任登記の際の「本人確認証明書』に使えるのか

1、通知カードについて

通知カードには

  • 「氏名」
  • 「住所」
  • 「生年月日」
  • 「性別」
  • 「個人番号」

が記載されます。


役員変更の就任登記の際の
「本人確認証明書」として
通知カードが使えそうな
気がしますね。


しかし、
「通知カード」については、
法務省民事局のホームページで
使用することが出来ないとされています。



2、個人番号カードについて

個人番号カードは、通知カードに
「本人の顔写真」が加わります。


なので、商業登記規則61条5項に
定める要件に合致します。


現状は個人番号カードは
役員就任登記の際の
「本人確認証明書」に当たるといえる
でしょう。


注意点としては
個人番号カードの裏には「個人番号」が
記載されるのは、その部分のコピーは
付けてはいけないことになります。


一応、まだ確定では無いですが、
現状は以上のように押さえておくと
いいでしょう。
 

今回のブログは
登記情報648号
「マイナンバーと司法書士業務への影響」
の論文を参考にさせていただきました。

 

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